Regulamin Stowarzyszenia Rotary Klub Bydgoszcz

REGULAMIN

Stowarzyszenia Rotary Klub Bydgoszcz

Art. 1. Definicje

  1. Zarząd – Zarząd niniejszego Klubu
  2. Członek Zarządu – członek zarządu niniejszego Klubu
  3. Członek Klubu – członek niniejszego Klubu, niebędący członkiem honorowym
  4. RI – Rotary International
  5. WZC – cotygodniowe Walne Zebranie Członków
  6. WWZC – wyborcze Walne Zebranie Członków
  7. Rok – okres 12 miesięcy rozpoczynający się w dniu 1 lipca
  8. CICO – klubowy oficer ds. komunikacji internetowej
  9. Klub – Stowarzyszenie Rotary Klub Bydgoszcz, zwane w relacjach zewnętrznych RC Bydgoszcz
  10. Dystrykt – Zrzeszenie wszystkich klubów rotariańskich z Białorusi, Polski i Ukrainy

Art. 2. Zarząd

Organem zarządzającym Klubu jest Zarząd, składający się z 7 członków. Sześciu jest wybieranych zgodnie z Art. VIII Statutu, są to: Prezydent, Wiceprezydent, Sekretarz, Skarbnik, Gospodarz Klubu, Prezydent-Elekt oraz z osoby oficera CICO – mianowanego do pracy w Zarządzie przez Prezydenta.

Z uwagi na kwalifikacje związane z techniką informatyczną wymagane od oficera CICO, odstępuje się od zasady obligatoryjnej corocznej zmiany obsady tej funkcji w drodze wyboru, na rzecz corocznej nominacji.

Art. 3. Wybory Zarządu i Komisji Rewizyjnej

Pkt. 1. Urzędujący Prezydent, w uzgodnieniu z Prezydentem-Elektem, na zebraniu odbywanym przynajmniej na miesiąc przed planowanym WWZC, inicjuje zgłaszanie przez członków Klubu kandydatur na stanowiska wybieralne ‚oraz podaje propozycje ze strony aktualnego Zarządu. Wybory, zgodnie z Art. VIII Statutu, na WWZC przeprowadza trzyosobowa Komisja Wyborcza, powołana na zebraniu wyborczym. Członek Klubu obecny na WWZC otrzymuje kartę do tajnego głosowania, gdzie wpisane są kandydatury oddzielnie na każdą funkcję w Zarządzie, na Prezydenta-Nominata oraz do Komisji Rewizyjnej.

Nazwiska kandydatów, zgłoszonych przez Zarząd oraz indywidualnie podczas WWZC przez członków, na karty wpisuje Komisja Wyborcza, po uzyskaniu zgody kandydata na kandydowanie.

Pkt. 2. Zebranie wyborcze przeprowadza wybór 5-ciu członków do Zarządu: Prezydenta-Nominata Wiceprezydenta, Sekretarza, Skarbnika i Gospodarza I Klubu oraz 3-ch członków Komisji Rewizyjnej.

Wybrany w tym dniu Prezydent-Nominat od najbliższego 1 lipca staje się Prezydentem-Elektem i wchodzi w skład Zarządu, aż do 1 lipca roku następnego, kiedy obejmie funkcję Prezydenta na kolejny rok rotariański. Pozostali wybrani członkowie Zarządu obejmują funkcje w dniu najbliższego 1 lipca.

Pkt. 3. W przypadku głosowania tajnego na jednego kandydata, zostaje on wybrany, jeśli otrzyma ponad 50% głosów poparcia. W przypadku głosowania na więcej niż jednego kandydata do funkcji, wybrany zostaje kandydat, który uzyskał największą liczbę głosów. Wybrani członkowie Komisji Rewizyjnej wybierają spośród siebie przewodniczącego i komunikują to na najbliższym WZC.

Art. 4. Obowiązki oficerów klubowych

Pkt. 1. Prezydent. Obowiązkiem Prezydenta jest przygotowanie planu pracy Klubu.

Plan pracy oraz budżet roczny Prezydent zobowiązany jest przedstawić w pierwszym miesiącu swojego urzędowania. Obydwa dokumenty muszą zostać dostarczone każdemu z członków droga elektroniczną i uzyskać akceptację na WZC. Prezydent przewodniczy wszystkim spotkaniom Klubu i kieruje pracą Zarządu.

Pkt. 2. Prezydent-elekt. Obowiązkiem Prezydenta-elekta jest uaktualnianie wpisów w KRS dotyczących zmian składów organów władz Klubu oraz do­starczenie Skarbnikowi dokumentów umożliwiających uaktualnianie kart wzo­rów podpisów w banku prowadzącym konto Klubu. Do obowiązków prezydenta-elekta należy uczestniczenie w pracach Zarządu, przygotowanie programu na kolejny rok, zachowując ciągłość programową Klubu oraz wykonywanie wszelkich innych zadań zleconych przez Prezydenta lub Zarząd.

Pkt. 3. Wiceprezydent. Obowiązkiem Wiceprezydenta jest przewodniczenie spotkaniom Klubu i Zarządu pod nieobecność Prezydenta oraz wykonywanie innych obowiązków zleconych przez Prezydenta.

Pkt. 4. Sekretarz. Obowiązkiem sekretarza jest prowadzenie: – akt członków Klubu,

  • odnotowywanie obecności na spotkaniach,
  • sporządzanie i przechowywanie protokołów z tych spotkań,
  • wysyłanie wymaganych sprawozdań do Dystryktu i Rotary International, w tym półrocznych statystyk członkowskich na dzień 1 stycznia i 1 lipca każdego roku oraz sprawozdań do Sekretarza Generalnego RI na dzień I października i 1 kwietnia na temat każdego czynnego członka Klubu przyjętego po rozpoczęciu półrocznych okresów,
  • informowanie o zmianach w stanie członkostwa Klubu,
  • sporządzanie miesięcznych raportów nt. frekwencji, które są przesyłane do gubernatora dystryktu w ciągu 15 dni po ostatnim spotkaniu w danym miesiącu.

Sekretarz prowadzi zewnętrzną korespondencję tradycyjną pocztą papierową. Inicjuje wykreślenia członków z powodu nieuczestnictwa w zebraniach.

Pkt. 5. Skarbnik. Obowiązkiem Skarbnika jest zbieranie składek, sprawowanie pieczy nad finansami Klubu, przedstawianie klubowi sprawozdania finansowego corocznie oraz w innym terminie na wezwanie Zarządu. Po zakończeniu kadencji Skarbnik przekazuje wszystkie środki finansowe, księgi rachunkowe i wszelkie inne składniki majątkowe klubu skarbnikowi następnej kadencji.

Skarbnik inicjuje wykreślenia członków z powody niepłacenia składek.

Pkt. 6. Gospodarz Klubu – zwany również mistrzem ceremonii, czuwa nad stronąorganizacyjną WZC oraz innych imprez klubowych. Gospodarz odpowiada za przechowywanie insygniów oraz dokonuje zakupów pamiątek i emblematów klubowych w ramach decyzji finansowych Zarządu.

Pkt. 7. Oficer CICO. Prowadzi korespondencję elektroniczną pomiędzy Zarządem a członkami Klubu. Prowadzi korespondencję elektroniczną zleconą przez Prezydenta skierowaną do członków i na zewnątrz Klubu oraz przekazuje odpowiednim osobom korespondencję z Dystryktu lub od innych klubów i instytucji. Oficer CICO nadzoruje uaktualnianie klubowej strony www.

Art. 5. Zebrania

Pkt. 1. WZC cotygodniowe Klubu odbywają się w środy o godz. 18.30 w hotelu „Pod Ortem”.

O wszelkich zmianach lub odwołaniu regularnego zebrania należy pocztą elektroniczną powiadomić wszystkich członków klubu z kilkudniowym wyprzedzeniem.

Wszystkich członków, z wyjątkiem członków honorowych (lub członków, których nieobecność jest usprawiedliwiona zgodnie z Art. VII Statutu), należy odnotować w dniu WZC jako obecnych lub nieobecnych, przy czym każdy członek musi wykazać się udokumentowaną obecnością na co najmniej 60 proc. zwykłych spotkań w swoim klubie lub innym klubie Rotary, albo w inny sposób przewidzianym w art. VII pkt 1 Statutu Klubu Rotary Bydgoszcz.

Pkt. 2. WWZC Klubu odbywa się w drugą środę grudnia każdego roku.

Pkt. 3. Na WWZC i WZC kworum wymagane do podejmowania uchwał i aktów wyborczych stanowi potowa członków Klubu plus jeden.

Pkt. 4. Posiedzenia Zarządu są zwoływane przez Prezydenta lub na żądanie dwóch członków Zarządu.

Pkt. 5. Kworum na posiedzeniach Zarządu stanowi zwykła większość członków Zarządu, czyli obecność przynajmniej czterech członków, w tym Prezydenta lub Wiceprezydenta.

Pkt. 6. Zebranie uroczyste, zwane ,,Nocą Prezydentów”, jest rzeczywistym momentem przekazania władzy i odbywa się w najbliższym czasie daty 1 lipca każdego roku.

Podczas tego WZC ustępujący Prezydent składa sprawozdanie, a wchodzący Prezydent przedstawia projekt planu pracy na nową kadencję. Zebranie ma formułę poszerzoną o zaproszone nasze rodziny oraz gości.

Pkt. 7. Zebranie uroczyste zwane „Charter Day” odbywa się w bezpośrednim sąsiedztwie dnia 13 kwietnia na pamiątkę kolejnych rocznic powstania Klubu. Zebranie ma formułę poszerzoną o zaproszone nasze rodziny oraz gości.

Pkt. 8. Zebranie uroczyste, zwane „Wigilią Rotariańską”, obywa się w grudniu każdego roku i zawiera elementy polskiej wieczerzy wigilijnej. Zebranie ma formułę poszerzoną o zaproszone nasze rodziny oraz gości.

Art. 6. Składki i opłaty członkowskie

Pkt. 1. Opłatę wpisowego w wysokości 1000 zł należy uiścić wraz z pierwszą składką członkowską.

Na wniosek Wprowadzających, Zarząd może obniżyć wielkość wpisowego dla danej osoby.

Pkt 2. Składki członkowskie wynoszą 50 zł miesięcznie, płatne do końca miesiąca, przy czym część każdej płatności przeznaczona zostanie na pokrycie prenumeraty oficjalnego czasopisma „Rotarianin”, zamawianego dla każdego członka.

Art. 7. Sposób głosowania

Uchwały władz Klubu przyjmowane są w głosowaniu jawnym, z wyjątkiem wyborów członków Zarządu Klubu i komisji rewizyjnej, które dokonywane są w głosowaniu tajnym.

Zarząd oraz WZC może zdecydować poddanie konkretnej decyzji pod głosowanie tajne, zamiast glosowania jawnego.

Art. 8. Komisje klubowe

Pkt. 1. Prezydent-elekt nominuje przewodniczących komisji w czerwcu każdego roku i ogłasza te nominacje w dniu objęcia funkcji Prezydenta. Jeżeli to możliwe, członkowie komisji powinni być przydzieleni do tej samej komisji przez trzy lata z rzędu w celu zapewnienia spójności prac. Zaleca się, aby przewodniczący komisji miał uprzednie doświadczenie w charakterze jej członka.

Pkt. 2. Członków poszczególnych komisji dobierają ich przewodniczący, prowadząc dobrowolne wpisy pisemne do składu poszczególnych komisji. Każdy członek Klubu niebędący oficerem funkcyjnym, winien być członkiem stałej komisji.

Pkt. 3. Stałe komisje klubowe są następujące:

              Komisja członkowska

Komisja ta powinna opracować i realizować kompleksowy plan rekrutacji oraz utrzymania stanu członków na niezmniejszonym poziomie analizu­jąc m.in. rodzaj kwalifikacji zawodowych wakujących w Klubie. Komisja w rozwoju członkostwa winna współdziałać z klubami z Bydgoszczy oraz wspierać tworzenie kolejnych klubów Rotary w naszym regionie. Komisja powinna opracować klubową klasyfikację zawodową, rozbudowując klasyfikację międzynarodową i dostosowując ją do regionalnych realiów, a następnie przedstawić do zatwierdzenia WZC. Komisja współdziała z Sekretarzem Klubu w sprawach członków, zarów­no w fazie wstępowania do Klubu, jak również w procedurze wygasania członkostwa lub skreślania członka.

              Komisja ds. Public Relations

Komisja ta powinna opracować i realizować plany publicznej informacji na temat Rotary oraz promować projekty i działalność Klubu we wszystkich możliwych środkach przekazu, jak prasa (w tym rotariańską), radio, regionalna tv i internet. Komisja współpracuje z oficerem GIGO prowadzącym stronę www Klubu.

              Komisja ds. administracji klubowej

Komisja ta powinna prowadzić działalność związaną z efektywnym funkcjonowaniem Klubu, wspomagając szczególnie sprawozdawczą pracę sekretarza Klubu. Gospodarz Klubu szczególnego wsparcia winien ocze­kiwać właśnie w członkach komisji.

              Komisja ds. realizacji projektów

Komisja ta powinna opracować i realizować projekty edukacyjne, humanitarne i zawodowe, których celem jest zaspokojenie potrzeb społeczności lokalnej w kraju i za granicą Komisja ta realizuje wymianę młodzieżo­wą i współpracę międzynarodową

              Komisja ds. Rotary Foundation.

Komisja ta powinna opracować i realizować plany wspierania Rotary Foundation poprzez wkład finansowy i uczestnictwo w programach.

W razie potrzeby Zarząd może powoływać inne komisje celowe.

Każda komisja zajmuje się sprawami, do których została powołana zgodnie z niniejszym regulaminem, oraz innymi sprawami zleconymi jej przez Prezydenta lub Zarząd.

Przewodniczący każdej komisji zwołuje ze stosownym wyprzedzeniem posiedzenia poszczególnych komisji, programuje pracę komisji i przedstawia Zarządowi pod koniec roku rotariańskiego sprawozdanie z działań komisji.

Art. 9. Urlopowanie członka

Na podstawie pisemnego wniosku skierowanego do Zarządu, w którym przedstawione zostaną uzasadnione i wystarczające powody, można członkowi Klubu udzielić urlopu usprawiedliwiającego jego nieobecność na spotkaniach klubowych przez maksymalnie półroczny okres. ii. Urlop nie ma na celu chronienia przed skreśleniem z członkostwa za nie-uczestniczenie lub niepłacenie składek, ani nie daje Klubowi możliwości odnotowania obecności urlopowanego członka. Jest ten fakt traktowany, jako nieobecność usprawiedliwiona.

Art. 10. Finanse

Pkt. 1. Przed rozpoczęciem każdej kadencji Zarząd, we współpracy ze Skarb­nikiem kolejnej kadencji, przygotuje budżet obejmujący szacunkową wielkość wpływów i wydatków na kolejny rok.

Pkt. 2. Skarbnik deponuje środki Klubu w banku wskazanym przez Zarząd.

Pkt. 3. Faktury przelewowe i rachunki gotówkowe reguluje Skarbnik wyłącznie po ich zatwierdzeniu przez jeszcze jednego członka Zarządu.

Pkt. 4. Roczną kontrolę wszystkich transakcji finansowych dokonuje Komisja Rewizyjna. Komisja Rewizyjna może z własnej inicjatywy lub na prośbę Prezydenta przeprowadzać kontrole wycinkowe w trakcie roku.

Art. 11 Nabór nowych członków

Pkt. 1. Członkiem Klubu zostaje się poprzez przyjęcie zaproszenia otrzymanego od władz tego Klubu.

Każdy przyszły członek musi znaleźć się w gronie prelegentów przed rozpoczęciem procedury przyjęcia do Klubu.

Pkt. 2. Kandydatem na członka Klubu jest osoba rekomendowana pisemnie przez dwóch członków Klubu zwanych Wprowadzającymi. Pisemna rekomendacja adresowana do Zarządu Klubu jest wstępnie analizowana przez Komisję Członkowską.

Pkt. 3. Rekomendacja, zbadana pod kontem klasyfikacji zawodowej oraz pozostałych wymogów Statutu i zaopiniowana przez Komisję Członkowską, zostaje przekazana na najbliższe posiedzenie Zarządu.

Pkt. 4. Wprowadzający mają obowiązek w tym okresie szczegółowo poinformować kandydata o celach ruchu rotariańskiego oraz o obowiązkach organizacyjnych, aktualnym wpisowym oraz wysokości składek.

Pkt. 5. Jeżeli w ciągu 14 dni od przedstawienia kandydata wszystkim członkom na WZC wpłynie pisemne zastrzeżenie co do osoby kandydata wraz z uzasadnieniem, to na kolejnym WZC zostaje ono omówione i, jeśli wniesio­ne zastrzeżenie nie zostanie cofnięte przez członka wnoszącego je, procedu­ra przyjmowania zostaje przerwana.

Pkt. 6. Jeśli nie zachodzą okoliczności opisane w pkt.5., to na kolejnym WZC Prezydent organizuje uroczyste przyjęcie nowego członka. Nowy członek powinien otrzymać od Klubu: Statut, Regulamin, znaczek Rotary International, zwyczajową pamiątkę klubową oraz literaturę rotariańską. Prezydent wyznaczy członka Klubu jako przewodnika w asymilacji klubowej oraz wskaże Komisję Klubową w której nowy członek rozpocznie działalność organizacyjną.

Art. 12 Porządek spotkania klubowego

Zaleca się stosować typowy porządek obrad WZC:

  • Otwarcie spotkania
  • Przedstawienie gości
  • Korespondencja, zaproszenia i informacje rotariańskie z Dystryktu -Wnioski Zarządu do zatwierdzenia przez WZC
  • Wnioski Przewodniczących Komisji do Zarządu oraz wiadomości WZC
  • Nowe sprawy wnoszone przez członków
  • Wystąpienie guest speakera lub edukacyjna prezentacja multimedialna
  • Zakończenie spotkania hasłem: „Service above self” („służba społeczna ponad interes własny”).

Art. 13. Zmiany

Wszelkie zmiany do niniejszego Regulaminu można wprowadzać na każdym WZC, na którym obecne jest kworum, większością 2/3 głosów wszystkich obecnych członków.

Nie można wprowadzać żadnych zmian do niniejszego Regulaminu niezgod­nych ze Statutem.

Regulamin został uchwalony na posiedzeniu WZC w dniu 26 listopada 2008 roku.